Title: Verw.Richtlinien Wissenschaftliche Fachkonferenzen
Author: Palläsche
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Company: DFG

Deutsche
Forschungsgemeinschaft
Verwendungsrichtlinien
Wissenschaftliche Fachkonferenzen

1.	Allgemeines
Diese Verwendungsrichtlinien sind Bestandteil der Bewilligung. Sie gelten, soweit in der Bewilligung selbst nicht etwas anderes festgelegt ist.
2.	Verwendungszweck, Umdisposition
Die Mittel sind wirtschaftlich und sparsam zu verwenden, sie sind nicht an das laufende Haushaltsjahr gebunden.

Alle Einnahmen im Zusammenhang mit der Fachkonferenz und die Eigenmittel des Veranstalters sind Deckungsmittel für alle Ausgaben der Fachkonferenz. Die Ansätze des Finanzierungsplans (Vordr. 13.06) können um bis zu 30% überschritten werden, wenn die Mehraufwendungen durch Einsparungen bei anderen Ansätzen ausgeglichen werden können. Darüber hinausgehende Umdispositionen bedürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung der DFG.
3.	Änderung der Finanzierung
3.1	Sind die Gesamtausgaben geringer oder stehen mehr Deckungsmittel zur Verfügung als veranschlagt, so ermäßigt sich die Beihilfe um diese Beträge.

3.2	Mehrausgaben, die über die Ansätze hinausgehen, können nur dann anerkannt werden, wenn nachgewiesen wird, dass sie für die Durchführung des wissenschaftlichen Teils der Veranstaltung unerlässlich waren und durch entsprechende Mehreinnahmen gedeckt sind.
4.	Abruf der Mittel
Die Mittel sind bei Bedarf mit DFG-Vordruck 41.032 bei der DFG abzurufen. Sie dürfen jedoch erst angefordert werden, wenn die übrigen Mittel verbraucht sind (Subsidiaritätsprinzip).

Die DFG geht davon aus, dass der Beihilfeempfänger zur Abwicklung der Beihilfe die Unterstützung der Verwaltung einer öffentlichen Einrichtung^) in Anspruch nimmt und den Zuschuss über die zuständige Kasse (Amtskasse) abwickelt. Ist dies ausnahmsweise nicht möglich, muss der Beihilfeempfänger bei einem inländischen Geldinstitut ein besonderes Konto mit dem Zusatz "Sonderkonto DFG" einrichten und eine unwiderrufliche, schriftliche Vereinbarung mit dem Geldinstitut treffen, in der die DFG ermächtigt wird, beim Tod des Beihilfeempfängers über dieses Konto zu verfügen. Erst nach Vorlage dieser Vereinbarung kann die DFG Mittel anweisen.

^)	Den öffentlich-rechtlichen Einrichtungen gleichgestellt sind die im Sinne von Artikel 2 der Rahmenvereinbarung Forschungsförderung von den Ländern und dem Bund gemeinsam finanzierten Forschungseinrichtungen, und zwar die Großforschungseinrichtungen (AWI, DESY, DKFZ, DLR, FZJ, FZK, GBF, GFZ, GKSS, GMD, GSF, GSI, HMI, IPP, MDC, UFZ), die Institute der Max-Planck-Gesellschaft und der Fraunhofer-Gesellschaft, die in der Wissenschaftsgemeinschaft Blauen Liste (WBL) enthaltenen Forschungseinrichtungen, der Forschungsverbund Berlin e.V. sowie die Geisteswissenschaftlichen Zentren.

5.	Abrechnungsfähige Kosten
Abgerechnet werden können grundsätzlich nur solche Kostenarten, die in der Übersicht zur Bewilligung (Vordr. 13.06) enthalten sind. Im einzelnen gilt folgendes:

5.1	Personalvergütungen dürfen nur bis zu der Höhe gezahlt werden, wie sie vergleichbare Bedienstete des öffentlichen Dienstes nach den Bestimmungen des BAT bzw. MTArb (Tarifgebiet West) bzw. des BAT-O bzw. MTArb-O (Tarifgebiet Ost) erhalten.

5.2	Für die Reisekosten der aktiven Teilnehmer an der Konferenz (Referenten, Chairmen usw.) gilt folgende Obergrenze:

•	Fahrtkosten für Hin- und Rückreise in der tatsächlichen Höhe, höchstens jedoch bis zur Höhe der Kosten für eine Eisenbahnfahrt 1. Klasse und bei Flug- oder Schiffsreisen oder bei Schlafwagenbenutzung bis zur Höhe der Kosten einer Reise in der Touristen- oder Economy-Klasse;

•	Aufenthaltskosten für jeden Tag der Teilnahme an der Veranstaltung pauschal 45,- EUR (25,- EUR Tage- und 20,- EUR Übernachtungsgeld). Sind die nachgewiesenen Übernachtungskosten höher als der zustehende Gesamtbetrag des Übernachtungsgeldes, so kann der Mehrbetrag bis zu 50 v.H. bzw. bis zu 100 v.H. in Großstädten mit mehr als 100.000 Einwohnern des Gesamtbetrages des Übernachtungsgeldes erstattet werden.

Sofern den Fahrtkosten preisgünstige Sondertarife zugrundegelegt wurden, die eine Mindestaufenthaltsdauer erforderten, können bis zu drei zusätzliche Aufenthaltstage berücksichtigt werden. Darüber hinausgehende Übernachtungskosten sowie Tage- und Übernachtungsgelder für die An- und Rückreise werden nicht anerkannt.

5.3	Reisekosten für innerdeutsche Vorbereitungsreisen können nach den gesetzlichen Reisekostenbestimmungen erstattet werden.

6.	Nicht abrechenbare Kosten
Nicht anerkannt werden Vortragshonorare und Aufwendungen für ein Rahmenprogramm.
7.	Eigentumsverhältnisse und Inventarisierung der beschafften Geräte und Gebrauchsgegenstände
Bei Beihilfeempfängern in öffentlichen Einrichtungen^1) - vgl. Ziff. 4 - gehen - soweit im Einzelfall nichts anderes bestimmt ist - die Geräte usw. mit der Beschaffung in das Eigentum des Institutsträgers über. Sie sind von diesem zu inventarisieren und mit dem Vermerk "aus Mitteln der DFG" zu kennzeichnen. Die DFG behält sich vor, die Übereignung von Geräten usw. an sich oder an Dritte zu verlangen oder einen Wertausgleich zu beanspruchen, wenn der Beihilfeempfänger an das Institut eines anderen Trägers wechselt.

^1) 	vgl. Anm. 1 S. 2

In allen übrigen Fällen entscheidet die DFG nach Abschluss der Fachkonferenz über den Verbleib der Geräte.
8.	Buchführung, Belege
Bei Abwicklung über die Verwaltung einer öffentlichen Einrichtung^1) richten sich die Kassen- und Buchführung und die Beleggestaltung nach deren Vorschriften.

Wird die Beihilfe über ein Sonderkonto abgewickelt, hat der Beihilfeempfänger Bücher und Belege so zu gestalten, dass jederzeit der Nachweis über die ordnungsgemäße Verwendung der Gesamtmittel geführt werden kann. Insbesondere müssen Ausgabebelege die im Geschäftsverkehr üblichen Angaben enthalten (Zahlungsempfänger, Grund und Tag der Zahlung, Zahlungsbeweis). Bei Personalvergütungen und bei der Erstattung von Reisekosten müssen die einzelnen Vergütungsbestandteile aus den Zahlungsunterlagen erkennbar sein.

Honorare, d.h. Vergütungen, die keinem Lohnsteuerabzug unterliegen, sind dem für den Beihilfeempfänger zuständigen Finanzamt mitzuteilen, wenn Sie im Einzelfall 50,- EUR oder im Kalenderjahr 150,- EUR überschreiten.

Belege sind für Prüfzwecke noch bis zum Ablauf von fünf Jahren nach der Abrechnung aufzubewahren.
9.	Verwendungsnachweis
Die Verwendung des Zuschusses ist spätestens drei Monate nach Abschluss der Veranstaltung außer durch den Sachbericht durch Vorlage einer Abrechnung der Mittel (DFG-Vordr. 41.32) nachzuweisen.

Originalbelege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge usw.) brauchen der DFG nur auf Anforderung vorgelegt zu werden.

10.	Zinsgutschriften
Ergeben sich auf dem Sonderkonto Zinsgutschriften, sind die Zinsen, wenn sie den Betrag (abzüglich Bankgebühren) von 2,50 EUR übersteigen, bei der Abrechnung an die DFG zu überweisen. Bei Zinsgutschriften von mehr als 25,- EUR sind entsprechende Bankbelege (Kontoauszüge) zu übersenden.
11.	Widerruf, Rückforderung, Verzinsung
Die DFG behält sich vor, die Bewilligung ganz oder teilweise zu widerrufen und einen Erstattungsanspruch geltend zu machen, wenn
•	die Bewilligung ein Jahr nach dem für die Veranstaltung vorgesehenen Termin noch nicht in Anspruch genommen worden ist,
•	wichtige Gründe dazu Anlass geben; das ist z.B. der Fall, wenn der DFG von ihren Geldgebern die erforderlichen Haushaltsmittel nicht zur Verfügung gestellt werden,
•	die Bewilligung durch unrichtige oder unvollständige Angaben erwirkt worden ist, 
•	Auflagen nicht oder nicht innerhalb einer von der DFG gesetzten Frist erfüllt worden sind,
•	die Mittel nicht zweckentsprechend verwendet worden sind,
•	die ausgezahlten Mittel nicht rechtzeitig, nicht ordnungsgemäß oder nicht vollständig abgerechnet worden sind.

Hat der Beihilfeempfänger die Umstände, die zur Entstehung des Erstattungsanspruchs geführt haben, zu vertreten, ist dieser Anspruch vom Tage der Fälligkeit an mit 3 v.H. über dem Basiszinssatz nach § 1 des Diskontsatz-Überleitungs-Gesetzes vom 9.6.1998 (BGBL I S. 1242) zu verzinsen.

Werden die ausgezahlten Mittel nicht innerhalb eines angemessenen Zeitraums zweckentsprechend verwendet, behält die DFG sich vor, unabhängig davon, ob die Bewilligung widerrufen wird, Zinsen in Höhe von 3 v.H. über dem Basiszinssatz nach § 1 des Diskontsatz-Überleitungs-Gesetzes vom 9.6.1998 (BGBL I S. 1242) jährlich für die Zeit von der Auszahlung bis zur zweckentsprechenden Verwendung zu verlangen.
12.	Prüfung
Die DFG, der Bundesrechnungshof, der zuständige Landesrechnungshof und die Rechnungsprüfungsstelle des Institutsträgers sind berechtigt, die Verwendung der Mittel durch Einsicht in die Bücher und Belege und durch örtliche Besichtigung und Feststellung zu prüfen oder prüfen zu lassen und die Rechnungsbelege zur Prüfung anzufordern.
13.	Haftung
Für Schäden, die der DFG dadurch entstehen, dass der Beihilfeempfänger die Bestimmungen der Bewilligung nicht beachtet, haftet er der DFG persönlich.

^DFG-Vordruck ^2.18 ^- ^1/02 ^- ^II ^16

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